Está preparado para assinar digitalmente todos os seus documentos?
A assinatura digital qualificada destina-se principalmente a empresas que necessitem de enviar documentos em formato PDF via e-mail em alternativa à faturação em papel, que emitam faturas eletrónicas no sistema EDI ou que faturem a entidades da Administração Pública utilizando o modelo de dados CIUS-PT
A assinatura digital qualificada assegura a identidade do assinante, a autenticidade e a integridade dos dados fornecidos no documento e apresenta a mesma validade legal que uma assinatura à mão.
Esta assinatura pode ser aposta através de um certificado eletrónico qualificado ou de um selo eletrónico qualificado, servindo ambos o mesmo propósito – o certificado autentica informação referente a uma pessoa, enquanto o selo legitima informação relativa à empresa.
Pela exigência de se comprovar a identidade da pessoa ou entidade associada a uma assinatura digital, com a publicação do Regulamento eIDAS da UE passou a ser permitida a criação de assinaturas eletrónicas à distância, sendo o ambiente em que são criadas gerido por um prestador de serviços de confiança em nome do signatário/titular.
Surgem assim os certificados/selos digitais qualificados em cloud (remotamente armazenados em dispositivos criptográficos seguros), que garantem o reconhecimento automático e legal de uma assinatura eletrónica em Portugal e restante União Europeia.
Tirando partido desta tecnologia, as aplicações passam a suportar a assinatura de documentos com certificados remotos, de uma forma transparente para o utilizador.
Resumidamente, ao ser gerado um ficheiro em formato PDF ou XML (CIUS-PT), a aplicação comunica com o fornecedor do serviço de assinatura qualificada com vista à obtenção dos elementos necessários à assinatura do documento. Este, ao ser gravado em disco ou enviado por e-mail, segue já com a assinatura.
Faturas PDF, de acordo com a legislação
A obrigatoriedade da assinatura qualificada das faturas em PDF enviadas de forma eletrónica decorre do Decreto-Lei n.º 28/2019, em vigor desde dia 1 de janeiro de 2021.
Os planos disponíveis procuram facilitar o envio de faturas aos clientes que ainda não recebem faturas eletrónicas de forma integrada, permitindo aos emissores a desmaterialização completa do seu processo de faturação, através de um ponto central de envio.
No caso de ter de faturar a entidades públicas, poderá subscrever em simultâneo qualquer um dos planos de Fatura Eletrónica, que permitem o envio de faturas ao abrigo de contratos públicos, para clientes do setor público.
#1 Preenchimento automático da fatura via PDF: Upload de fatura em PDF com e sem QR code
#2 Assinatura de faturas com valor legal: Assinatura eletrónica qualificada
#3 Arquivo legal da fatura: Prazo legal de 10 anos
#4 Envio de faturas para clientes: Por email com confirmação de entrega
Por ser uma forma de conceder aos documentos o requisito de garantia de autenticidade e integridade, a assinatura digital é obrigatória nos documentos enviados por via eletrónica.
Logo, todos os documentos fiscalmente relevantes devem conter uma assinatura digital qualificada.
Atualmente, já é obrigatório que todas as grandes empresas faturem a entidades públicas eletronicamente com assinatura digital qualificada.
A partir de 1 de janeiro de 2023 essa medida vai estender-se a todas as empresas e empresários, que optem por enviar faturas via e-mail em formato PDF.
Vantagens da faturação eletrónica
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Redução de erros
Menos erros por via da automatização de processos, permitindo a integração direta nos sistemas dos clientes -
Segurança
Processo seguro, sem risco de extravio, com toda a garantia de privacidade e controlo de entrega no destino -
Redução de custos
Poupança de processos e carga administrativa, e nos recursos necessários à impressão e expedição -
Tempo
Processo de envio automatizado proporcionado processos de contabilização, aprovação e pagamento mais rápidos -
Digital
Todo o processo de arquivo, consulta, tratamento, aprovação digitalizado, desde o emissor ao recetor -
Ambiental
Eliminação de papel e todos os processos associados à impressão, expedição e transporte
Consulte-nos para saber os valores dos planos existentes para Assinatura Digital Qualificada e Faturação Eletrónica.