Qual é a finalidade de uma empresa?
rentabilidade.

Como conceito, a rentabilidade não perde vigência nem importância, independentemente de falarmos de pequenas empresas, médias ou grandes empresas, de produtos ou de serviços. De facto, maximizar a rentabilidade é a chave que garante o crescimento da empresa e dos seus benefícios globais.

A rentabilidade é expressa em forma de rácio. É a proporção entre os custos associados a um produto ou serviço e os lucros ou receitas obtidos pelo mesmo. Cada produto ou serviço possui o seu índice e a rentabilidade empresarial é entendida como a conjugação de todas essas rentabilidades.

Nessa perspetiva, e sabendo que não existe uma fórmula secreta para gerar lucros ou aumentar a rentabilidade de uma empresa em concreto, há um conjunto de estratégias sólidas que contribuem para o crescimento do negócio.

O controlo adequado e rigoroso dos gastos

Para determinar a visão da empresa quanto ao que é mais ou menos importante, os números das vendas são seguramente o pior indicador, apesar de em geral serem erroneamente considerados o principal indicador.

Os números das vendas são como uma loja cheia de gente: automaticamente partimos do princípio que um número avultado, ou uma loja cheia, equivalem a um negócio que corre bem.

Não é bem assim. As vendas não incluem o valor pago aos fornecedores nem os outros custos diretos fixos.

Uma análise de rentabilidade adequada permite isolar, dos números das vendas:

  • Os custos diretos variáveis (pagamentos a fornecedores)
  • Os custos diretos fixos (custos de mão de obra)

Estes custos são o valor que o nosso produto ou serviço perde pelo caminho, em termos de lucros e de índice de rentabilidade.

Conhecê-los permite:

  • Identificá-los em relação com as vendas
  • Lidar com eles de forma resoluta e, em especial com respeito aos produtos, reduzi-los tanto quanto possível 

Contudo, a análise permanente desses índices deve constar da agenda diária de qualquer gestor ou empreendedor, pois é através destes que se podem tomar decisões inteligentes no rumo que deve tomar o seu negócio. Por exemplo, ajudá-lo-á a tomar decisões relativas a alterações no sistema de gestão, a procurar traçar estratégias para aumentar as vendas ou as margens, fazer cortes em determinados gastos, investir na abertura de mais unidades do seu negócio, ou, até optar pela venda da sua empresa.

Os números de um negócio, quando corretos, não mentem. Assim, é essencial que todo os empreendedores e gestores façam um acompanhamento rigoroso dos números do seu negócio.

A análise comparativa

Para crescer, por um lado uma empresa tem interesse em vender mais dos produtos com mais valor acrescentado, por outro lado em vender especialmente aqueles cuja margem de lucro seja maior, porque esta é uma das chaves da rentabilidade.

Graças a estes cálculos, podemos descobrir situações inesperadas, como a existência de produtos que “funcionam” bem mas quase sem margem e, surpreendentemente, o facto de o produto super-vendas (ou o mais caro) não estar a encher os bolsos da empresa mas sim do fornecedor.

No final, ao realizar esta análise muitas empresas chegam à mesma conclusão: 20% dos produtos têm o potencial de reportar 80% dos lucros.

Planificar o futuro é importante, se quiser manter-se à frente da concorrência e garantir o sucesso do seu negócio. No entanto, na prática, fazer previsões e tomar medidas a respeito delas é difícil, especialmente se a sua empresa não tem o hábito de analisar dados de forma constante e precisa.

Se vai transformar a tomada de decisões baseada em dados no eixo do seu modelo empresarial, terá de ser capaz de gerar e analisar dados de uma forma rápida e precisa. E, mais importante ainda: deve garantir que tomar decisões desta forma se torna a norma na sua empresa.

Mude o centro de atenção para a análise de dados

Há um elemento que dissuade muitas empresas de tomar mais decisões baseadas em dados: os próprios dados.

É evidente que precisa dos dados para tomar decisões fundamentadas, mas compilar os dados certos e inseri-los em folhas de cálculo do Excel, em formulários ou no software de contabilidade, faz perder tanto tempo que nunca chega o momento de tomar a decisão em si. A inserção de dados começa a monopolizar, pouco a pouco, uma boa parte do tempo, deixando pouco espaço para os analisar e, daí, retirar as melhores conclusões.

Por isso, o primeiro conselho, embora bastante simples, é de uma eficácia incrível: automatize ao máximo a inserção de dados em documentos.

Um software adequado extrai automaticamente os números de relatórios de vendas, faturas e folhas de cálculo de Excel, deixando-os prontos a analisar pelo departamento de contabilidade. Assim, reduzirá o número de horas de inserção de dados e limitará a possibilidade de erros humanos no processo.

Há uma razão para que 70 % das empresas de ponta tenham algum tipo de acesso autónomo aos dados. A chave está em dar a todos um acesso fácil aos dados de que necessitam. Por exemplo, muitas soluções de contabilidade permitem dar acesso seletivo a determinadas pessoas para que realizem tarefas concretas. Assim, podem fazer upload dos dados que lhes são pedidos (como as suas despesas) e descarregar a informação de que necessitam (relatórios de vendas ou confirmações de faturas pagas), sem a necessidade de acesso à totalidade do sistema. Ao dispor deste acesso, os colaboradores libertam-se de parte da carga que implica a inserção de dados e, além disso, obtêm a informação e o controlo de que precisam para tomar decisões.

Faculte a tecnologia adequada à sua equipa

Se apenas um pequeno grupo de pessoas tiver as ferramentas e a formação necessárias para recolher relatórios, analisar dados e tomar decisões com base nos mesmos, as iniciativas para melhorar este último processo serão muito limitadas.

A tomada de decisões com base em dados tem de ser integrada na cultura empresarial, para que possa influenciar verdadeiramente o sucesso do negócio.

Ou seja, terá de investir em ferramentas que facilitem esta análise de dados, de modo a que a consulta dos números se torne imprescindível, antes de tomar qualquer tipo de medida estratégica.

Ter o software de análise apropriado e painéis de controlo personalizados de acordo com os postos de trabalho e requisitos do seu equipamento facilitará, em grande medida, a deteção de tendências que outros podem ter negligenciado.

Aproveite melhor os painéis de controlo e as métricas importantes

O seu negócio gera uma quantidade imensa de dados a cada semana.

Como pode ter certeza de que está a ter em conta todos os fatores importantes quando toma uma decisão, sem gastar muitas horas por dia para rastrear centenas de números?

A solução adequada para gerar relatórios pode simplificar consideravelmente o processo de compilação e análise dos dados relevantes.

Só precisa de identificar as métricas-chave do seu negócio para tomar esta decisão e o software irá recompilar e apresentá-las num único painel. Com todas as informações relevantes compiladas num só lugar, num formato intuitivo e fácil de interpretar, poderá tomar decisões fundamentadas com maior rapidez.

A chave está em fazer esta pergunta a si próprio: o que preciso de saber neste momento para que o meu negócio seja bem-sucedido?

Nós podemos ajudar com a nossa solução: Business Intelligence Power BI