CÓDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO E QR CODE – NOVAS OBRIGAÇÕES LEGAIS 2021

Portaria 195/2020 que regulamenta os requisitos para criação do código de barras bidimensional – QR Code – e do código único de documento – ATCUD – previamente anunciados no Decreto-Lei n.º 28/2019.

Comunicação das séries de faturação e outros documentos fiscalmente relevantes

As empresas deverão comunicar as séries referidas, antes da sua utilização, especificando:

• O identificador da série do documento;
• O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas na estrutura de dados a que se refere a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, nas notas técnicas correspondentes aos campos «Tipo de documento» e «Tipo de recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais»;
• O início da numeração sequencial a utilizar na série, de acordo com o definido no n.º 3 do artigo 3.º;
• A data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

Caso pretendam manter uma série já em utilização, está previsto um regime transitório. Neste caso, o elemento referido na alínea c. acima é substituído pelo último número utilizado, nessa série, no momento da comunicação.

ATCUD – Código Único de Documento

Para cada série comunicada a AT devolverá um código de validação, composto por uma cadeia com um comprimento mínimo de oito carateres, que será utilizado na criação do código único de documento. Assim, o ATCUD será composto pela concatenação dos seguintes elementos, separados pelo caracter «-» (sem aspas):

• Código de validação da série;
• Número sequencial do documento dentro da série.

O ATCUD deve constar de todos os documentos fiscalmente relevantes. Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas, imediatamente acima do código de barras bidimensional (QR code).

QR Code

O QR Code contém um conjunto de informação relevante do documento, como sendo os NIF’s do emitente e adquirente, data e valor da transação, total do IVA, ATCUD entre outros, e será criado de acordo com as especificações técnicas já disponibilizadas no Portal das Finanças.

O código de barras deve ser perfeitamente legível e colocado em cada documento apresentado ao cliente. Deste modo passará a ser possível, por exemplo através de um smartphone, fotografar o QR Code e enviar à AT toda a informação relativa à fatura, em tempo real. Relembramos que em algumas situações poderá ter que trocar por uma nova impressora, pois o QR CODE impresso tem que ser devidamente legível e de fácil leitura por qualquer equipamento. No caso de documentos com mais do que uma página, o código de barras bidimensional (código QR) pode constar na primeira ou na última página.

Deverá ter em consideração:

• A partir de 1 de dezembro de 2020, será necessário comunicar à AT as séries de faturas e documentos que pretende usar em 2021;
• Até 31 de dezembro, deve comunicar à AT as séries de faturas e de documentos fiscalmente relevantes, que irá utilizar em 2021. Após esta comunicação, a AT envia o respetivo código de validação destas séries documentais e que deve associar ao seu software. Devem, ainda, ser registadas séries que estão a ser usadas atualmente e que pretende continuar a usar em 2021;
• A partir de 1 de janeiro de 2021, não poderá imprimir documentos não validados, ou seja, sem o respetivo código de validação das séries de documentos.
• Até ao dia 30 de junho de 2021, podem ser utilizados todos os documentos pré-impressos em tipografia autorizada, e que tenham sido adquiridos antes de 1 de janeiro de 2021.

Lembre-se também do seguinte:

1. Assegurar que tem a versão atual do seu software de faturação;
2. Ter os documentos configurados, faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, preparados com o código QR e ATCUD.

.

A RISEMA e os seus parceiros, encontram-se já a trabalhar no sentido de dotar os sistemas das condições necessárias para o cumprimento destas novas exigências.
Logo que a solução esteja disponível para atualização dos nossos clientes, faremos nova comunicação para planeamento dos trabalhos.