Como criar um plano de produtividade eficaz usando software de monitorização da sua rede de trabalho
A baixa produtividade no local de trabalho pode prejudicar o seu orçamento.
Em média, a maioria dos funcionários (89%) desperdiça cerca de 30 minutos por dia. Muito desse tempo é gasto nas redes sociais e tagarelando com outros funcionários.
Cerca de 30% desses funcionários podem perder até 3 horas por dia! Quando você soma isso, são 15 horas por semana!
Investir em software de monitorização pode fornecer à sua empresa e aos gerentes de projeto dados valiosos para que possa aprender porque a produtividade em geral está a ir pelo ralo.
O software de monitorização é um tipo de programa de vigilância para que possa entender o comportamento normal dos funcionários durante o horário de trabalho, permitindo que você crie um plano de produtividade eficaz e determine o que fazer se os funcionários estão a relaxar.
Recursos de rastreamento de produtividade do software de monitorização
O rastreamento de funcionários com software de monitorização de funcionários é uma maneira útil de medir os níveis de produtividade de seus funcionários. Este software possui recursos como rastreamento de tempo, monitorização de sites e aplicativos e relatórios de perda de tempo. Os relatórios de produtividade podem ser enviados ao administrador, geralmente o gerente de projeto, para que você possa reduzir os recursos desperdiçados (gerenciamento de recursos) e o tempo desperdiçado.
O software de monitorização é, portanto, uma ferramenta valiosa para medir a produtividade de sua equipe e, em seguida, elaborar um plano para otimizar essa produtividade.
Aqui estão algumas maneiras de usar o monitorização de funcionários para melhorar a produtividade dos funcionários:
Controlo de Tempo
Um recurso importante do software de monitorização é o rastreamento do tempo. O controlo de tempo com software de monitorização de funcionários é o controlo de tempo manual para projetos e tarefas.
Os recursos de controlo de tempo geralmente podem se conectar a aplicativos comuns que uma empresa usa, como Google Docs e software de gerenciamento de tarefas. Isso significa que o rastreador de tempo exibirá claramente o nome exato da tarefa que está a ser concluída, tornando mais fácil verificar o andamento como um todo. Com o recurso de rastreamento de tempo, os funcionários podem facilmente entrar e sair do dia ou para intervalos programados.
Gestão de Tarefas
O gerenciamento de tarefas é a capacidade de rastrear e estimar o tempo necessário para concluir uma tarefa. As tarefas podem ser atribuídas a funcionários e monitorizadas por um gerente de projeto.
O gerenciamento de tarefas é baseado no controlo de tempo, então os funcionários precisam cronometrar manualmente quando estão trabalhando na tarefa.
Embora essas estimativas possam ocasionalmente estar erradas, o controlo do tempo da tarefa ainda é uma ferramenta de produtividade útil para agendar tarefas e datas de conclusão do projeto, e manter o projeto concluído no prazo.
Monitorização de Atividades
O software de monitorização de funcionários monitora a atividade do utilizador para rastrear quando o computador está ativo (e o funcionário está trabalhando), os sites que o funcionário visita e as tendências de comportamento do utilizador.
A monitorização de atividades pode detectar o tempo ocioso, quando o computador do funcionário foi deixado sem atividade, e pode detectar facilmente quando um funcionário está visitando a media social durante o horário de trabalho.
Relatório sobre mau uso do tempo
Um dos principais benefícios de ter monitorização de atividades é que ele pode identificar períodos em que um funcionário está a perder tempo.
Um uso inadequado do tempo rastreará qualquer momento em que um funcionário visita um determinado site ou está em um determinado aplicativo. Portanto, se o seu funcionário estiver a assistir a programas no youtube, o relatório de uso insuficiente do tempo contabilizaria todos esses minutos para identificar um tempo total potencial de uso inadequado do tempo.
Rastreador de produtividade para trabalhadores remotos
O rastreamento da produtividade dos funcionários para a sua equipa remota pode ser difícil. Afinal, as horas de trabalho reais de seus funcionários remotos podem ser diferentes das horas de trabalho normais em seu fuso horário. O software de monitoramento de funcionários permite que os funcionários monitorizem as horas, independentemente do fuso horário em que estão ou em que hora do dia escolhem trabalhar, para que um gerente de projeto possa avaliar se estão sendo produtivos ou não.
Principais recursos de um plano de produtividade
Um plano de produtividade é um tipo de programa no qual um empregador (ou seja, geralmente um gerente de projeto ou função de gerenciamento de nível superior) e os funcionários trabalham juntos.
Este programa estabelece as expectativas em torno dos níveis de produtividade da empresa, priorização de tarefas e prazos para a conclusão de um projeto.
Aqui estão alguns dos principais recursos:
Coaching de Funcionários: Em geral, a maioria dos funcionários não anseia por reuniões com os seus gerentes de projeto, pois isso pode envolver críticas construtivas ou falar sobre a fraqueza dos funcionários. Portanto, seja sensível às reações negativas e tente construir a sua linguagem de uma forma que o funcionário a receba positivamente.
Agendamento: o agendamento é quando um funcionário e o gerente de projeto trabalham juntos para criar uma expectativa sobre a entrega dos ativos e tarefas do projeto. Com base neste cronograma, o gerente de projeto será capaz de criar uma data de entrega estimada para o projeto, bem como certos marcos para manter as equipes no caminho certo. A programação pode ser tão detalhada quanto uma programação de tarefa individual ou pode ser uma visão geral de um cronograma de projeto inteiro.
Colaboração em equipa: a colaboração em equipa envolve uma unidade de equipa inteira trabalhando em conjunto para completar um único objetivo. A contribuição de cada membro da equipa pode ser semelhante ou única, dependendo das suas habilidades. Se um projeto tem um valor alto ou a equipa atual não é habilitada o suficiente para concluí-lo por conta própria, a colaboração da equipa pode ser incentivada entre departamentos e empresas.
Responsabilidade individual: a responsabilidade individual é o reconhecimento (geralmente em uma unidade da equipa inteira) de que todos os indivíduos na unidade se responsabilizarão pelo desempenho de uma função específica. Isso também pode significar que, dentro dessa equipa, cada membro é responsável por garantir que os outros também concluam a meta. Quando uma equipa é aberta sobre a responsabilidade, eles podem ter discussões mais abertas sobre o motivo pelo qual uma tarefa não foi concluída.
Níveis de produtividade da equipa: os níveis de produtividade da equipa são a avaliação por um gerente de projeto dos níveis de produtividade de uma equipe como um todo.
Um gerente de projeto precisará usar uma combinação de ferramentas de produtividade (estatísticas, medições, etc.) para reforçar por que certos comportamentos de produtividade são necessários. Além disso, eles precisarão ter algum conhecimento das tarefas prioritárias dos funcionários, os projetos ou tarefas usuais em que trabalham e as tendências comportamentais.
É importante conhecer alguns estilos de gestão distintos para que você esteja preparado para treinar cada funcionário, facilitando a elevação dos níveis de produtividade.
Como gerente de projetos, você sabe que pode ser difícil manter os projetos em execução no prazo e um dos maiores problemas do gerenciamento de projetos é motivar os seus funcionários.
O software de monitorização pode rastrear os níveis de produtividade dos funcionários, o progresso das tarefas e dar-lhe uma visão geral de como seus funcionários gerenciam as tarefas.
Ao criar um plano de produtividade usando software de monitorização, certifique-se de identificar áreas de fraqueza ou tendências de produtividade comuns com seus funcionários. Se os seus funcionários tiram folga regularmente por volta das 14h ou 15h, talvez você precise considerar esse tempo como um tempo que não pode ser alocado para o trabalho. Você pode permitir que seus funcionários façam uma pausa aqui ou marcar uma reunião onde os funcionários possam se encontrar apenas para conversar sobre o dia.
Você também vai querer agrupar tarefas e projetos de acordo com o tipo de tarefa. Analise os dados e rotule certas tarefas como prioridade, organização interna ou preparação. Depois de entender a quantidade de tempo que cada tipo de tarefa deve ser concedido, você será capaz de fazer o layout de um mapa para seus funcionários seguirem.
E verifique regularmente os dados de monitorização depois que os marcos forem alcançados. Os marcos sugerem que ocorreu uma grande conquista. Deixe os seus funcionários saberem que isso aconteceu para que eles possam comemorar! Certifique-se de avaliar a sua resistência neste momento. Se a sua equipa tem trabalhado mais horas do que o normal para fazer isso, você pode precisar diminuir os prazos mais pesados.
Por fim, o seu plano de produtividade precisa ser criado com o apoio do seu funcionário. Se eles não aceitarem o plano, ele não será realizado. É melhor começar com um modelo e depois modificá-lo de acordo com as suas necessidades. Você também pode usar o gráfico de Gantt para planeamento de longo prazo.
Criação de um plano de produtividade eficaz usando software de monitorização
Como um plano de produtividade usará dados e estatísticas registadas do software de monitorização, e os comportamentos dos novos funcionários após o estabelecimento do plano de produtividade podem ser reavaliados a qualquer momento usando o software, as chances dos seus funcionários seguirem o plano de produtividade são muito grandes.
Ao utilizar um software de monitorização, o seu gerente da equipa é capaz de monitorar a atividade dos seus funcionários e saber exatamente onde estão os pontos fracos de sua equipa.
Eles podem afirmar com mais segurança que os níveis de produtividade estão baixos e mostrar claramente para onde esse tempo está a ser mal gasto.
Além disso, quando um funcionário voltar para relatar a produtividade, ele também poderá ver que a sua produtividade aumentou ou diminuiu e, então, poderá fazer mudanças no seu comportamento com mais eficácia, com esse conhecimento.
Principais recursos de vigilância do software de monitorização da Internet
O software de monitorização da Internet pode proteger os dados preciosos da sua empresa.
Se está a procurar investir em software de monitorização de internet para vigilância, certifique-se de que o software pode:
- Alertá-lo sempre que alguém obtiver acesso a uma área não autorizada
- Restringir tamanhos de transferência de dados
- Monitorizar o comportamento do utilizador usando análises comportamentais
- Registar a comunicação do funcionário
- Monitorizar o uso da Internet dos seus funcionários
- Ativar rastreamento GPS
- Por último, se deseja que o seu software forneça relatórios limpos e fáceis de ler direto para o seu e-mail. Essa função torna a monitorização dos funcionários muito mais fácil do que ter que vasculhar uma grande quantidade de dados.
Considere o uso do software de monitorização de computador SoftActivity para postos de trabalho e servidores de terminal.
Têm todos esses recursos e outros, para que possa ficar em dia com a segurança e a produtividade da sua equipa.
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