A legislação europeia que obriga à emissão de faturas eletrónicas na contratação pública está prestes a tornar-se realidade efetiva: a partir de 1 de janeiro de 2019, fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.
Porém, além de um requisito, é também uma oportunidade de agilizar a faturação e reduzir custos inerentes a este processo. A tendência é incontornável, mesmo antes da imposição legal: em 2016, foram processadas 1035 milhões de faturas eletrónicas Business-to-Business e Business-to-Government, de acordo com a European E-Invoicing Service Providers Association.
A partir do próximo ano, o modelo de fatura eletrónica a seguir vai ser igual em toda a UE. A sua empresa é fornecedora de entidades públicas? Nesse caso, também está abrangida pelas novas regras de faturação. Esclareça as dúvidas sobre a fatura eletrónica e prepare atempadamente o seu negócio para o cumprimento da lei.
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a UE, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
O que NÃO É uma fatura eletrónica?
Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
O PDF para o cliente final não é o único caso que recai fora do âmbito do eInvoicing. Os seguintes documentos não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia (apesar de incluírem a emissão da fatura em formato digital):
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
- Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
Tenha ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.
Para que, a partir de 2019, possa continuar a fornecer bens e serviços à Administração Pública – em Portugal e nos restantes Estados-Membros –, deverá adaptar o seu sistema para uma faturação eletrónica, seguindo as regras europeias.
Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
O Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, aponta os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura.
Para mais pormenor, o Decreto-Lei nacional indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva, elaborada pelo CEN – Comité Europeu de Normalização (enquadrada para Portugal pelo IPQ – Instituto Português da Qualidade).
Ver Video: https://youtu.be/hp5CtPiwpCg
A sua organização está abrangida pelas novas regras?
A obrigação de fatura eletrónica aplica-se a todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como as autoridades e entidades públicas (seja como emissoras ou recetoras da faturação, dado que os sistemas eletrónicos respetivos devem estar prontos a exportar ou importar este tipo de documentos).
A única exceção prevista, referida tanto pela Diretiva comunitária como pelo Decreto-Lei português, vai para a “execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.
Agora que está a par das novas regras de faturação em contratos públicos, prepare a sua organização para as mudanças trazidas pela norma europeia, em diálogo com os seus clientes na Administração Pública e com a RISEMA. Tudo para que, a partir de 1 de janeiro de 2019, a sua solução de faturação esteja apta a emitir e exportar faturas eletrónicas para o sistema do comprador, sem percalços.
O seu processo de faturação vai ganhar velocidade – e o seu negócio também.