Novas Regras Faturação em 2021
A partir de julho de 2021, é obrigatório por lei identificar os estabelecimentos da empresa em que são emitidas as faturas e restantes documentos relevantes do ponto de vista fiscal.
– Terá também de identificar todos os equipamentos utilizados para o processamento das faturas e a identificar os fornecedores que venderam ou instalaram o seu programa de faturação.
– Deve comunicar à autoridade Tributária as séries de faturação que vai utilizar durante o ano fiscal.
– Através desta informação, a AT irá atribuir o ATCUD- Código Único do Documento e o QR-CODE, um código de barras, que passam a ter de constar obrigatoriamente nas faturas a partir de janeiro de 2022.
– Se optar por adotar esta regra ainda em 2021, poderá usufruir de um incentivo fiscal.
– A comunicação dos inventários relativos ao ano de 2021 irão apresentar uma nova estrutura. Estes devem ser comunicados até 31 de janeiro de 2022. Nos inventários, devem estar listadas as quantidades disponíveis em stock de cada artigo, os produtos e trabalhos em curso.
Já conhece as novas regras que deve implementar ainda este ano?
Nestes últimos dois anos têm sido publicadas atualizações fiscais relevantes, que têm sofrido constantes adiamentos, devido à atual situação pandémica.
No entanto, até ao final deste ano e para entrar em vigor em 2022: a comunicação de séries, ATCUD e Código QR em documentos fiscalmente relevantes, passam a ser obrigatórias.
O portal e-Fatura também irá ser atualizado.
A nova versão não será compatível com as anteriores.
Até janeiro de 2022 ambas estarão disponíveis, a partir de janeiro apenas a nova versão ficará disponível.
Comunicação das Séries e ATCUD
O serviço de comunicação de séries ficará disponível brevemente, para que os utilizadores possam comunicar as séries diretamente no Portal das Finanças ou por webservice, a partir do programa de faturação, que terá de ter uma nova atualização para permitir esta comunicação automática para cada documento e respetiva série de documentos que utiliza.
O ATCUD deve constar em todas as faturas e documentos fiscalmente relevantes. Sem isto os seus documentos de venda não podem ser emitidos.
Este é composto pelo Código de validação da série e pelo número sequencial do documento dentro da série.
Credenciais do operador económico (utilizador e senha)
À semelhança do que acontece com a comunicação de documentos de transporte via webservice, para a comunicação de séries é também necessário a obtenção de credenciais, terá de criar um subutilizador no portal da AT com o perfil Comunicação de Série Documentais por webservice, através deste link.
A criação do subutilizador e das comunicações é da inteira responsabilidade do operador económico. Sem esta comunicação previamente efetuada à AT, não poderá fazer qualquer documento de venda em 2022.
Código QR
Com a obrigatoriedade de comunicação das séries é necessário a impressão de um QR em todos os documentos com relevância fiscal.
Faturação Eletrónica
Há muito que a desmaterialização das faturas da sua empresa era anunciada. Esta desmaterialização de documentos fiscalmente relevantes será agora reforçada com a obrigatoriedade da assinatura digital qualificada. Sim, a inclusão desta assinatura será obrigatória, ainda que de forma gradual, para as empresas que pretendam enviar os documentos em formato digital.
Repare que uma fatura em PDF, por si só, não é uma fatura eletrónica.
A fatura eletrónica é uma fatura muito semelhante a uma fatura tradicional que é emitida até aos dias de hoje, contudo, é transmitida em formato eletrónico.
Para que uma fatura enviada em formato digital (PDF) seja aceite como fatura eletrónica, o conteúdo do documento deve ser autenticado através de um selo eletrónico qualificado, no caso de empresas ou uma assinatura eletrónica, no caso de pessoas singulares. Os documentos fiscalmente relevantes são as faturas, recibos, guias de transporte enviados por e-mail ou via eletrónica.
O que precisa fazer?
É necessário que valide, com o seu fornecedor do software de faturação, se o mesmo tem integração com algum dos PQSC nacionais ou com o SAFE – Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, de forma a poder assinar as faturas. Se a resposta for positiva, é inserida nas suas faturas uma assinatura digital que permitirá o reconhecimento automático e legal da assinatura. Após esta integração será possível enviar faturas eletronicamente.
A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada abrange todas as empresas que emitam documentos por via eletrónica, nomeadamente:
+ Empresas que optem por enviar as suas faturas em PDF por e-mail em substituição do uso do papel;
+ Empresas que emitam faturas eletrónicas que não transacionem os documentos em cenários sob o acordo tipo EDI Europeu;
+ Empresas privadas e públicas que faturem a entidades da Administração Pública.
Como validar a assinatura?
A validação da fatura pode ser feita através do Acrobat Reader, através de Painéis de navegação – Assinaturas. No painel a assinatura deverá constar como válida.
Para efeitos de validade fiscal, só com esta confirmação de assinatura, é que se torna viável a dedução do IVA, se for possível tendo em conta o regime de IVA vigente da empresa.
Um resumo rápido para saber a diferença entre Fatura Eletrónica (digital) e EDI:
– A sua empresa pode emitir faturas para serem enviadas eletronicamente (por exemplo por e-mail), desde que as faturas contenham uma Assinatura Digital Qualificada (obrigatoriedade de 2021).
Para evitar a confusão no mercado estas faturas deviam ser apelidadas de faturas digitais.
– No entanto se um seu cliente (seja Administração Pública ou Entidade Privada) obrigar, por lei ou por regra do seu cliente, a que a fatura seja emitida em formato estruturado para que rapidamente possa ser inserida no software dele, vai precisar de uma solução de EDI.
A faturação eletrónica já não é uma opção para o futuro. É uma questão de obrigação, mas também uma oportunidade inadiável para si!
Tem uma loja online? Cumpre estas regras?
O que mudou a partir de 1 Julho de 2021
Uma das principais medidas que este novo regime trouxe relaciona-se com a localização das operações, passando agora a tributação a ser feita no país destino.
Por outro lado, alarga o âmbito de aplicação dos registos no Balcão Único de IVA como forma de eliminação da necessidade de registo em cada país em que a empresa desenvolva negócios ou haja consumo de bens.
Com a entrada da nova legislação em Julho de 2021, eliminam-se os diferentes limites estabelecidos para cada país. A tributação das vendas será feita no estado membro para onde será enviado o produto.
A exceção será para empresas cujas vendas não ultrapassem os 10 000 euros. Aqui, o IVA aplica-se onde o operador económico tenha a sua sede.
A partir de Julho de 2021, foi extinguida a isenção de IVA para bens inferiores a 22 euros, passando a seguir as regras definidas anteriormente.
Para evitar que tenha de se registar em cada país onde efetua as vendas, poderá liquidar o IVA correspondente através do sistema de Balcão Único.
Para empresas não estabelecidas na União Europeia cabe aos marketplaces gerir a tributação do IVA, quando os bens sejam importados fora da UE.
Emissão de Faturas na loja online é obrigatória após receber o pagamento
CIVA art.29 nº1 b – Na escolha de uma plataforma de E-Commerce, uma necessidade que passa frequentemente ao lado do comerciante é a sua obrigação de emitir fatura imediatamente após o pagamento de uma compra online. Caso contrário, e existindo uma fiscalização, a Autoridade Tributária pode considerar suspeita esta entrada de dinheiro não documentada (neste caso, sem fatura). Assim deve ter um sistema que seja de total integração automática, entre a loja online e o programa de faturação.
O Balcão Único do IVA (OSS) passa a poder ser utilizado por todos os operadores. Este organismo permite o cumprimento das obrigações declarativas, no país de origem, relativas às vendas à distância concretizadas na UE.
Deixa assim de ser necessário fazer o registo junto do balcão único do IVA em todos os países nos quais os bens ou serviços são comercializados.
Em Portugal, o registo neste mecanismo deve ser feito a partir do portal das Finanças disponível em: https://www.portaldasfinancas.gov.pt/oss.
Consulte o seu contabilista ou diretamente os serviços da Autoridade Tributária para mais informações.
Se precisar de soluções, fale connosco!