O que muda obrigatoriamente a 1 janeiro de 2023 e que tem que estar implementado no seu sistema de faturação ainda em 2022:

 

1. Comunicação Séries Documentos à AT
2. ATCUD nos documentos de venda
3. Assinatura Digital Qualificada (PDF’s)
4. Faturação Eletrónica

 

1) Comunicação de séries documentais para obtenção de código de validação

Os sujeitos passivos devem comunicar por via eletrónica à AT, antes da sua utilização a 1 janeiro de 2023, a identificação das séries utilizadas na emissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes por meio de processamento utilizado. Por cada série documental comunicada, a AT atribui um código, que deve integrar o código único de documento.

Para obterem o código de validação das séries documentais, os sujeitos passivos devem comunicar, por meio de processamento utilizado, como forma de identificação da série:
– O identificador da série do documento;
– O tipo de documento, de acordo com as tipologias documentais definidas na estrutura de dados, nas notas técnicas correspondentes aos campos «Tipo de documento» e «Tipo de recibo» do grupo de dados «Documentos comerciais»;
– O início da numeração sequencial a utilizar na série;
– A data prevista de início da utilização da série para a qual é solicitado o código de validação.

Com a comunicação das séries à AT será possível a geração do ATCUD, que passará a ser aposto na face das faturas e dos documentos fiscalmente relevantes (a implementação do ATCUD também apenas é obrigatória a partir de 1/1/2023). Para cada série e tipo de documento comunicado é atribuído um código de validação, que deverá integrar o código único do documento (ATCUD).


2) ATCUD – o código único do documento

Trata-se de uma das novas medidas fiscais relacionadas com a aplicação da faturação eletrónica em Portugal, mas, segundo o Despacho n.º 351/2021-XXII de 10 de Novembro de 2021, a sua introdução só será obrigatória a 1 janeiro de 2023.
Contudo, a sua aposição nas faturas será facultativa ao longo deste ano de 2022, pelo que este é um elemento que poderá já ver presente em algumas faturas, na medida em que alguns softwares já estão a testar e a preparar a sua introdução.

O código de validação da série a atribuir pela AT é composto por uma cadeia de carateres, com um comprimento mínimo de oito (8) carateres.
O ATCUD, com o formato «ATCUD:CodigodeValidação-NumeroSequencial», deve constar obrigatoriamente em todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, emitidos por qualquer dos meios de processamento legalmente permitidos.
Os produtores e os utilizadores de programas informáticos de faturação e outros meios eletrónicos de faturação, bem como as tipografias autorizadas, devem garantir a perfeita legibilidade do ATCUD, independentemente do suporte em que seja apresentado ao cliente.
Em documentos com mais do que uma página, o ATCUD deve constar em todas elas e, quando incluir o código QR, imediatamente acima desse código de barras bidimensional.


3) Assinatura Digital Qualificada

Trata-se de uma assinatura digital, formalmente designada por Assinatura Eletrónica Qualificada, cuja introdução num documento, por vontade própria, garante o seu valor probatório perante a lei, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados contidos nesse mesmo documento.
Segundo o Despacho N.º 72/2021-XXII, as faturas em PDF vão continuar a ser consideradas faturas eletrónicas, para todos os efeitos legais, até ao dia 31 de Dezembro de 2022.
Depois dessa data, quem quiser emitir faturas por via eletrónica, ou seja, faturas que não sejam em papel, e não tiver outro mecanismo de garantia de autenticidade de origem, da integridade dos dados dos documentos, bem como a sua legibilidade, terá de introduzir numa fatura a sua Assinatura Digital.


4) Faturação Eletrónica

“Um documento que foi emitido, transmitido ou recebido num formato eletrónico estruturado e que possibilita o seu processamento automático e eletrónico.”
Diretiva 2014/55/EU.

Na prática, uma fatura eletrónica é um documento idêntico à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico, porém, todo o seu ciclo de vida é digital: a emissão, envio, receção e arquivo das faturas decorre unicamente por via eletrónica. Deve ser garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura.

Envie, receba, consulte e arquive faturas e outros documentos contabilísticos de forma desmaterializada com os seus clientes do setor público e privado, com recurso a um sistema de EDI e Faturação Eletrónica.
Garanta o cumprimento das obrigações legais relacionadas com o intercâmbio eletrónico de dados, tanto no envio como na receção de vários tipos de documentos, suportando ficheiros de diversos formatos estruturados (CIUS-PT, UBL2.1, XML, PDF).

Entidades Adjudicantes
Receção de Faturas: a interoperabilidade e a automatização de todo o processo de envio de faturas dos seus fornecedores para uma receção no formato legal obrigatório pela sua Entidade.

Fornecedores
Envio de faturas: Precisa de enviar faturas eletrónicas para os seus clientes no formato obrigatório em Portugal? O software está preparado para realizar envios para clientes destinatários, mas também para os que utilizam outras soluções faturação eletrónica/EDI. Assim, a sua empresa passa a ter um canal único e centralizado de envio de faturas para todos os seus clientes.
O sistema está integrado com todos os EDI’s/soluções intermediárias de faturação eletrónica do mercado que operam em Portugal, o que permite o carregamento automatizado ou manual das faturas no formato obrigatório, e contempla ainda o envio para qualquer solução, com a garantia de entrega da sua fatura ao seu cliente.

Vantagens de utilizar a Faturação Eletrónica:

CONTROLO DE DOCUMENTOS ENVIADOS E RECEBIDOS
Área onde pode verificar a atividade da sua organização, no âmbito da transmissão dos documentos de faturação.
LIGAÇÕES E ENTIDADES (CLIENTES E FORNECEDORES)
Definição e configuração das ligações às entidades com as quais pretende enviar e receber faturas eletrónicas.
HISTÓRICO
Todas as ações realizadas na plataforma são registadas no histórico (transações, pedidos de ligação, utilizadores, entidade).

É importante que antes do final do ano de 2022 tenha o seu software de gestão faturação atualizado, para cumprir com estas obrigações legais.
Para tal bastará solicitar-nos a atualização do software, assim como no caso da Assinatura Digital Qualificada e Faturação Eletrónica solicitar-nos uma proposta à medida das suas necessidades, tendo em conta o número médio de documentos que emite anualmente. Consulte-nos.